Política Anti-Soborno y Conflicto de Interés

• Establecer la política anti-soborno y de conflicto de interés de FVR: qué conductas rechaza, a quién obliga —personal, contratistas, auditores, evaluadores, miembros de comité, accionistas y proveedores con acceso— y en qué jurisdicciones aplica. La política, puntual, se declara en el §3.

• Personal interno, contratistas, auditores internos, auditores externos subcontratados, evaluadores, miembros de comités, proveedores con acceso, accionistas. Aplica en todas las jurisdicciones donde FVR opere.

• FVR rechaza toda forma de soborno, extorsión y pago indebido, y previene y gestiona los conflictos de interés en sus actividades.

• FVR se compromete a:
• 1. No tolerar ningún acto de soborno, activo o pasivo, directo o por interpósita persona, sin importar su valor ni la costumbre del mercado.
• 2. Mantener el canal de denuncia operativo y sin represalias contra quien reporte de buena fe, aunque el reporte resulte infundado.
• 3. Declarar el conflicto de interés antes de cada asignación, no después: quien tenga una relación con el cliente la declara antes de aceptar el trabajo.
• 4. Rechazar o devolver todo regalo que supere el umbral fijado en el §10 y toda atención que no esté permitida en esa sección, dejando registro.
• 5. Investigar toda denuncia por medio de alguien independiente de los implicados, y documentar la conclusión aunque sea de no procedencia.
• 6. Someter al Comité de Imparcialidad cualquier relación financiera, de propiedad o familiar con un cliente o candidato, en cualquiera de las dos líneas de servicio.
• 7. No condicionar el resultado de una auditoría, un examen, un hallazgo o una decisión de certificación a un pago, una gestión comercial o una relación personal.

• 1. Aceptar dinero, regalos, viajes, atenciones, ofertas de empleo o cualquier beneficio que exceda el valor simbólico (USD 50 por regalo).
• 2. Ofrecer sobornos o pagos facilitadores a funcionarios públicos o privados.
• 3. Aceptar comisiones de consultores o proveedores.
• 4. Solicitar trato preferencial para familiares o relacionados.
• 5. Realizar donaciones políticas en nombre de FVR.
• 6. Aceptar patrocinios de clientes para eventos privados del personal.

• Dirección General — aprueba esta política y responde de que exista presupuesto y tiempo para investigar una denuncia. Se abstiene cuando la denuncia le alcanza.
• Comité de Salvaguarda de la Imparcialidad — evalúa las relaciones declaradas y decide las salvaguardas; autoriza las excepciones que admite el §10. Investiga las denuncias que conciernen al Director General.
• Responsable de Calidad (RC) — custodia las declaraciones de conflicto de interés y el registro de regalos, y verifica que estén completas antes de cada ciclo.
• Todo el personal, interno y externo — declara su conflicto de interés antes de cada asignación y reporta cualquier ofrecimiento recibido. Incluye a los auditores contratados, examinadores y evaluadores, que firman la misma obligación.
• Quien investiga — es independiente de los implicados y documenta la conclusión, proceda o no la denuncia.

• Las amenazas que esta política previene están identificadas en el registro de riesgos del sistema de gestión: 37 amenazas a la imparcialidad —auto-interés financiero o de propiedad, auto-revisión por consultoría previa, familiaridad, intimidación— y 29 riesgos financieros, entre ellos la dependencia de un solo cliente, que puede volverse presión sobre una decisión.
• · Cada amenaza tiene su salvaguarda y su responsable en el registro.
• · Una denuncia recibida se trata como riesgo materializado: abre acción correctiva y se revisa la salvaguarda que falló.
• · La oportunidad asociada es la confianza del mercado y del organismo de acreditación, que se sustenta en el registro y tratamiento formal de estos casos.

• Obligatoria:
• - Al ingreso (FVR_IM-FO-03)
• - Cada 3 años como renovación de la declaración general (FVR_IM-PR-01 §5)
• - Cada cuatro meses, mediante una declaración separada de servicios prestados en el ciclo fijo del 1 de enero, 1 de mayo y 1 de septiembre; el ERP abre cada ciclo, envía la liga personal, emite recordatorios y escala las declaraciones vencidas
• - Antes de cada actividad asignada (mecanismo por evento)
• - Ante cualquier cambio de circunstancia (nuevo empleo familiar, inversión, etc.)

• - Canal: el correo confidencial support@fidesveritasregister.com, buzón oficial del organismo (FVR_GD-POL-06 §16), o el formulario de denuncia del sitio www.fidesveritasregister.com; asunto «DENUNCIA», igual que las quejas se marcan «QUEJA». support@fvr.mx, al que llega el formulario de denuncia de www.fvr.mx, también recibe denuncias. El canal está abierto a personal, contratistas, auditores, evaluadores, miembros de comité, clientes, candidatos y terceros. La denuncia puede ser anónima: en el formulario, el correo de quien denuncia es opcional. El formulario entrega la denuncia en support@fidesveritasregister.com con asunto «DENUNCIA» y sin copia a nadie más; quien deja su correo recibe un acuse que no repite lo denunciado, y la denuncia anónima no recibe acuse. El sitio no guarda las denuncias en ninguna base de datos propia; el proveedor de envío de correo conserva copia de los mensajes enviados.
• - Confidencialidad: la identidad de quien denuncia, cuando la da, la conocen solo quien atiende el buzón y quien investiga; no se escribe en el expediente.
• - Protección al denunciante: ninguna represalia laboral ni legal contra quien reporte de buena fe, aunque la denuncia resulte infundada (§4, commitment 2 / compromiso 2).
• - Quién investiga: el Comité de Salvaguarda de la Imparcialidad (FVR_IM-PR-02), convocado en sesión extraordinaria (FVR_IM-PR-02 §4.4); quien esté implicado se abstiene (§6).
• - Expediente: toda denuncia abre una no conformidad en el módulo de acciones correctivas del ERP con origen «Otro» y la nota «denuncia», la misma vía que los incidentes de seguridad de la información (FVR_IM-WI-01). La que llega por un formulario del sitio la abre el ERP solo, con el texto de la denuncia y nunca el correo ni la IP de quien denuncia, con la Dirección Técnica como responsable y una acción con fecha compromiso a 30 días naturales desde la recepción (§11), avisada sólo a la Dirección Técnica; la que llega por correo directo la abre quien atiende el buzón. La no conformidad es visible para quien gestiona el sistema de gestión; ahí se registra la no conformidad (FVR_MC-PR-02 §5.1), se analiza su causa raíz (FVR_MC-PR-02 §5.3) y la acción se cierra con evidencia (FVR_MC-PR-02 §5.8) y la denuncia se trata como riesgo materializado (§7).

• Regalo > USD 50 — Rechazar o registrar + devolver
• Comida de trabajo razonable pagada por cliente — No requiere registro formal
• Viaje pagado por cliente — Solo si Comité Salvaguarda aprueba y se documenta razón profesional
• Bono por desempeño — Solo del OC, nunca de cliente

• Plazo: toda denuncia se investiga en 30 días naturales desde su recepción; los 30 días se capturan como fecha compromiso de la acción correctiva abierta conforme al §9, y el ERP envía automáticamente al responsable un recordatorio de esa fecha.
• Quién: el Comité de Salvaguarda de la Imparcialidad, por medio de alguien independiente de los implicados (§6).
• Conclusión: se documenta en la misma no conformidad, proceda o no la denuncia; los resultados se presentan al Comité, al Director General y al Director Técnico en sesión del comité con acta firmada; el Director General se abstiene cuando la denuncia le concierne (§6).
• Consecuencias: acciones disciplinarias y/o legales según gravedad, decididas fuera del ERP y adjuntas como evidencia de cierre de la acción; la salvaguarda que falló se revisa en el registro de riesgos (§7).

Approvals / Aprobaciones